Gestão fiscal: como controlar todas as obrigações?

Gestão fiscal: como controlar todas as obrigações?

Controlar a área fiscal costuma ser uma tarefa árdua para o gestor da empresa, já que este setor sempre tem uma alta demanda e necessita de atenção constante. Você tem conhecimento de como está sua área fiscal? Sabe se todas as obrigações estão em dia? Consegue controlar todas as planilhas da empresa? Para auxiliar o empresário nesse setor, vamos falar de algumas soluções práticas usando a tecnologia aliada à contabilidade.

Como planilhas fiscais já não são mais tão eficientes, dado o grande volume de informações contábeis que precisa ser armazenado, é preciso investir em ferramentas que façam esse controle de maneira rápida, prática e eficiente. Mas como controlar isso tudo?

A maneira mais eficaz para isso é contar com a tecnologia e as soluções que um sistema de gestão proporciona, já que as obrigações contábeis, fiscais e previdenciárias que as empresas precisam cumprir no Brasil não se resumem ao recolhimento de tributos, demandando dos empresários e gestores atenção para manterem-se em situação regular e evitar colocar em risco os negócios.

Como funciona um sistema gestor de obrigações?

Quando falamos em gestor de obrigações, é preciso considerar que o sistema seja um gestor de prazos e gestor de entregas. Controlar esses compromissos é um desafio para os escritórios contábeis e para as empresas que têm um volume considerável de prazos, frequências e obrigações variadas. A legislação brasileira tem uma gama enorme de obrigações e com várias datas de vencimento, que podem ser mensais, trimestrais, anuais, com datas “quebradas” (ex.: pagamento até o 5° dia útil do mês subsequente ao vencido) etc. Tudo isso faz com que a gestão delas seja complicada e o grande problema é que esse controle hoje, na maioria das vezes, é manual. E isso já se tornou uma atividade obsoleta.

Um sistema gestor deve ser capaz de automatizar esses parâmetros e detalhes de todas as obrigações, permitindo controlar prazos e entregas de maneira segura. Sabendo disso, a Auditto possui um sistema gestor que busca as informações direto do Fisco, ou seja, não é preciso identificar manualmente que se realizou determinado SPED, já que a ferramenta acessa os sistemas da Receita Federal e baixa aquele SPED, apontando qual já está feito e qual já foi entregue, sempre dentro das datas estabelecidas pela legislação.

Para quem é indicado?

O sistema gestor é indicado para empresas que têm muitas obrigações, como matrizes e filiais, por exemplo, onde geralmente apenas um escritório controla tudo, e também para empresas de contabilidade que têm clientes com obrigações variadas.

Esses empreendimentos necessitam contar com um sistema que processe os dados de todas essas obrigações e que tenha uma inteligência fiscal nativa, para que a transmissão das informações aos órgãos competentes seja eficiente e completa.

Quais são as obrigações mais importantes que necessitam de um sistema desses?

As obrigações trabalhistas e previdenciárias mais importantes são a Gfip (que gera a guia de FGTS; com vencimento todo dia 7), o próprio FGTS e a GPS (Guia de Previdência Social; com vencimento todo dia 20). Existem algumas guias de contribuições sindicais que vão de acordo com cada sindicato, onde cada uma tem seu próprio vencimento, o que dificulta a vida da contabilidade, especialmente aquelas que ainda fazem esse trabalho de forma manual.

Nos sistemas mais comuns do mercado, o máximo que se consegue atualmente é apontar se o documento já está feito e anexar um arquivo. Porém, não se tem um comprovante de entrega deste arquivo à Receita e na maioria dos sistemas o arquivo não é anexado. Imagine que você trabalhe como gestor fiscal em uma empresa e que controle as obrigações de 200 filiais, tendo de anexar os arquivos de cada uma delas manualmente, um a um, só para ter certeza de que a entrega deles será feita. Cansou só de pensar? Nesse caso, é melhor contar com o Auditto para fazer esse processo e informar detalhadamente todos os passos.

Sendo assim, um software gestor deve ser capaz de prever todas as datas de todos esses tributos, impostos e obrigações a que mesmo as pequenas empresas estão sujeitas. Deixar de contar com uma ferramenta como essa é se expor ao prejuízo certo.

Por que o sistema gestor é importante?

Justamente por conta desse nível de detalhamento que o Fisco exige na entrega das obrigações. Se um prazo é perdido, o sistema da Receita gera uma multa automática no mesmo instante em que a obrigação é entregue em atraso. E essas multas costumam ser pesadas. Em grande volume, isso pode, inclusive, quebrar um escritório de contabilidade.

Além do mais, se uma empresa quiser participar de uma licitação, por exemplo, irá precisar de uma certidão negativa de débito, o que não vai obter caso alguma obrigação não tenha sido entregue no prazo ou alguma multa não tenha sido paga. Então, além de ter de gerenciar o prazo das obrigações, é necessário também gerenciar os prazos de pagamentos.

Para manter o compliance fiscal, uma gestão otimizada evita esses erros e promove o crescimento do negócio, motivo pelo qual o gestor deve sempre estar conectado às inovações tecnológicas para sua empresa.

O que a Auditto oferece? Por que devo contratar?

O maior diferencial do sistema Auditto é que nenhuma outra ferramenta que controla o prazo de entrega das obrigações também é capaz de verificar a qualidade das informações do que foi entregue. Todos os outros sistemas apenas sinalizam a entrega, mas nenhum diz que aquilo que foi entregue estava em branco, por exemplo.

Um artifício comum usado no mercado é entregar uma declaração em branco para que se cumpra o prazo e depois retificar aquele documento. Isso ocorre devido aos sistemas – até mesmo os do Fisco – apenas confirmarem a entrega, o que não gera multa, sem verificar o conteúdo. O problema é que dessa maneira o gestor perde o controle, uma vez que apenas o arquivo foi entregue, mas sem as informações necessárias. Imagine o que acontece se um funcionário entrega seis meses de declarações em branco e sai do emprego, quem vai retificar isso depois? Ou se a empresa é auditada nesse meio-tempo? Ou se o Fisco consegue descobrir que está sendo entregue em branco?

São vários riscos que podem ser evitados com o sistema Auditto. Além de gerenciar a entrega, o sistema irá dizer se foi entregue em branco, se o arquivo é consistente, se as informações de todas as obrigações estão em compliance e, o melhor, alertando isso antes da entrega, permitindo a correção em tempo hábil. O software audita a qualidade da informação, e isso nenhum outro sistema do mercado é capaz de fazer.

(Colaboração: Celso Teixeira, gerente de inside sales da Auditto)

Post by Saulo Novaes

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