Você sabe qual a importância de se recuperar arquivos XML de NF-e?

Você sabe qual a importância de se recuperar arquivos XML de NF-e?

Com a introdução da sistemática da digitalização da Nota Fiscal no final da década de 2000, houve muitas melhorias tanto para empresas quanto para o Fisco. Porém, quando o assunto é NF-e, ainda é preciso atenção e um gerenciamento rigoroso de arquivos para que a empresa não tenha problemas futuros com a Receita, como por exemplo, a perda de arquivos XML. Este formato de arquivo é utilizado para salvar e enviar notas fiscais de maneira mais fácil e segura.

Porém, eventualmente, pode ocorrer alguma falha com o método de armazenamento utilizado, ocasionando a perda dos arquivos. Dessa forma é preciso recuperar os XMLs e restaurar o arquivo de notas fiscais do estabelecimento. E, nesse caso, saber como recuperar arquivos XML de NF-e pode evitar dores de cabeça para sua empresa. Elencamos aqui alguns pontos de importância desses arquivos e as maneiras mais práticas de recuperá-los em caso de perdas.

O que significa arquivo XML?  

A sigla é um acrônimo para Extensible Markup Language, uma linguagem de marcação desenvolvida pelo W3C, um consórcio internacional que cria soluções para a web. As informações da NF-e ficam armazenadas em arquivos com extensão XML, que permite que você guarde as notas fiscais emitidas e recebidas por cinco anos com mais facilidade – lembrando que esse arquivamento é obrigatório por lei. A falta deste arquivo, pode resultar em multas rigorosas e mais problemas para a empresa.

Após a emissão de uma NF-e, os arquivos XML também precisam ser automaticamente enviados pelo emissor. Como tais arquivos possuem todas as informações de transações das empresas, o Governo aumenta seu poder de fiscalizar os serviços prestados ou tomados. Exatamente por isso é que o XML tem um grande valor e possui validade fiscal, exigindo um período mínimo de armazenamento.

O que fazer para recuperar estes arquivos?  

Geralmente, a recuperação dos arquivos XML ocorre através de softwares específicos. É possível capturar os arquivos originais diretamente dos portais eletrônicos das Sefaz dos estados de forma manual, nota a nota, com a chave de acesso e conseguir o download disso, caso o volume de arquivos seja pequeno.

Contudo, é possível efetuar o resgate mesmo se o volume dos arquivos perdidos for muito grande e, num cenário mais crítico, se houver também a ausência de chaves de acesso. Nesse caso é recomendável contratar um especialista, que irá realizar um processo automatizado de resgate dessas chaves e, consequentemente, recuperar os XMLs de maneira mais rápida e eficaz, garantindo o cumprimento de todas as exigências fiscais e permitindo simplificar o gerenciamento, ocasionando um armazenamento mais seguro.

Após esse passo, é aconselhável uma nova apuração para consultar autenticidade das NF-e juntamente à Sefaz.

Devo contratar uma empresa que faça a recuperação do XML?  

Contratar uma empresa idônea que forneça o diagnóstico completo da situação tributária é a parte mais importante do processo para o empresário. A melhor forma de contratação é saber a fundo sobre a entidade que se propõe a realizar esse serviço, a expertise e os trabalhos já feitos pela empresa.

Agora você já sabe como recuperar arquivos XML de NF-e da maneira mais segura e eficaz. Quer saber mais? Entre em contato agora e conheça nossas soluções. Agilize os processos de sua empresa com a Auditto!

Post by Flavia

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