Como um software pode ajudar na organização dos documentos fiscais de sua empresa?

Como um software pode ajudar na organização dos documentos fiscais de sua empresa?

Talvez você e sua equipe estejam passando por um impasse muito comum quando trata-se de gestão de documentos fiscais: a falta de organização.

Entretanto, esse problema pode ser solucionado de modo relativamente fácil: através de um software de gestão fiscal, desenvolvido especialmente para gerenciar esses documentos, sobretudo no que se refere à organização.

Mas afinal, como um software pode te ajudar?

Otimização de espaço
A desorganização é, muitas vezes, consequência da falta de espaço para armazenar documentos. Em alguns casos, os documentos precisam ser guardados pelo período mínimo de cinco anos, o que exige a utilização de arquivos ou de outros equipamentos adequados para o armazenamento.

Quando não se dispõe de muito espaço na empresa, é inevitável o acúmulo de equipamentos e de uma papelada sem fim em cantos apertados.

Através de um software, é possível fazer uso predominantemente dos arquivos digitais, além da possibilidade de digitalizar os arquivos físicos. Assim, eles ficarão guardados no disco rígido, em pastas específicas dentro do computador ou, o que é ainda melhor, poderão ser armazenados na nuvem.

Uso de filtros para consultas de notas fiscais
Outra forma de organizar os documentos fiscais da empresa com software é determinando os critérios de busca personalizada (filtros), a fim de agilizar seu trabalho.

Isso é um diferencial relevante, principalmente quando há a necessidade urgente de localizar uma nota fiscal para atender uma determinada demanda (principalmente demandas do Fisco).

Um software de gestão fiscal poderá localizar o que você deseja por clientes, datas, valores, fornecedores, tipo de documento e assim por diante. Automaticamente, ele já pode organizar os documentos de forma cronológica ou alfabética (nomes dos clientes), facilitando a pesquisa e organizando o diretório.

Os backups automáticos evitam perdas
O backup também é uma ferramenta importante para organizar os documentos fiscais da empresa, por meio de um software. Eles permitem a realização de backups automáticos em um ou mais diretórios. Assim, os riscos de perdas definitivas se tornam praticamente nulos.

Existem programas de gestão que permitem a recuperação de arquivos de XML perdidos ou deletados, otimizando ainda mais o trabalho do gestor fiscal.

Os softwares permitem maior integração e melhor compartilhamento
Uma boa organização permite que a integração e o compartilhamento sejam aperfeiçoados. Assim, funcionários de outros setores também poderão acessar os documentos que precisam com rapidez e eficiência, compartilhando aqueles que são necessários para outros colaboradores e departamentos habilitados.

O compartilhamento rápido é resultado da organização otimizada dos documentos fiscais. Se não existe organização, a integração e o compartilhamento de informações também se ressentem.

Organizar os documentos fiscais da empresa com software na nuvem é ainda melhor!
Todos os pontos citados acima são aperfeiçoados por um software que funciona na nuvem. Os backups também são automáticos e, geralmente, os documentos são salvos em diferentes servidores. Também é possível padronizar pastas e arquivos e definir filtros especiais de busca.

Outro ponto a favor da organização é a segurança quanto ao acesso. Somente os usuários devidamente habilitados podem ter acesso aos documentos, evitando que outros mexam e baguncem as pastas, podendo causar perdas de arquivos e possíveis prejuízos financeiros.

Para melhorar ainda mais a segurança e a organização, muitos desses softwares na nuvem permitem que arquivos que, porventura, sejam perdidos ou excluídos, sejam recuperados rapidamente.

Como se trata de um programa automático, todas as operações de controle e fiscalização podem ser realizadas da melhor forma possível, com possibilidades mínimas de erros.

E você? Como organiza os documentos da empresa em que atua? Que tal adquirir um software para facilitar todo esse processo? Venha pra Auditto, aqui te mostraremos a solução!

Post by Andressa Moraes

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