Gestão de documentos fiscais: é importante fazer na minha empresa?

Gestão de documentos fiscais: é importante fazer na minha empresa?

Desde que foram implementados métodos virtuais como Nota Fiscal Eletrônica (Nf-e), Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e), Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), entre outros, muitas empresas ainda não conseguiram encontrar um método eficaz para a gestão de documentos fiscais. Saiba um pouco mais sobre a importância da gestão de documentos fiscais e o que ela pode evitar. Confira:

Erros na gestão de documentos fiscais e suas consequências

Após a transição do sistema analógico para o digital, muitas empresas deixaram de lado um item importante: a prática do armazenamento dos papéis. Mesmo no ambiente digital, é necessário ter uma rígida gestão de documentos fiscais.

Há empresas que cometem o erro primário de sempre imprimir as notas, sem antes definir a destinação correta do arquivo digital. Isso pode trazer inconsistências durante a transmissão do SPED Fiscal, uma vez que todas as notas não se encontram no ERP da empresa.

Fora os atrasos recorrentes, a empresa pode acabar tendo que comprovar a veracidade de suas transações ao fisco, pois ficará claro que há algo de errado.

Perda de benefícios de incentivo fiscal

Outro aspecto que pode representar um prejuízo para a empresa que não cuida da gestão de documentos fiscais é a perda de incentivos fiscais. Como sabemos, alguns municípios dão benefícios atraentes para empresas se fixarem em suas regiões por meio dos incentivos fiscais. Caso a empresa não tenha pleno domínio da gestão de documentos fiscais, ela poderá perder grande parcela desse dinheiro.

Evita erros problemas futuros

Com um sistema de software capaz de fazer a gestão de documentos fiscais, a empresa pode se proteger de erros comuns e problemas que podem se tornar uma verdadeira dor de cabeça no futuro.

Um exemplo é evitar que sejam recebidas notas fiscais canceladas. O sistema é capaz de monitorar o período de cancelamento conforme o prazo da Sefaz de origem e então emitir um aviso, caso uma NFe já recebida for cancelada pelo fornecedor. Isso já economiza tempo de trabalho e diminui os processos.

Nesse sentido, o sistema também pode conferir a autorização e a validade da NFe junto à Sefaz. Isso previne a empresa de eventuais golpes ou enganos. Essa checagem é importante e, muitas vezes, acaba passando sem conferência pelos responsáveis.

Além disso, é possível verificar se o CNPJ utilizado está com problemas de restrição ou está sendo utilizado por estelionatários para a geração de títulos sem validade para a compensação bancária – golpe que se tornou muito comum no comércio e também com os boletos do IPVA no Estado de São Paulo.

Traz mais rapidez e agilidade

A gestão de documentos fiscais é uma das ferramentas que pode ser responsabilizada pelo ganho em tempo nos escritórios e empresas. Com tudo nas mãos, é possível consultar notas e outros papéis sem que haja a necessidade de alguém parar as tarefas para fazer uma busca. Com tudo informatizado, todos podem ter acesso ao que procuram sem interromper o trabalho dos colegas.

Preencher milhares de livros ou registros à mão também se tornou obsoleto. A gestão de documentos fiscais ganhou simplicidade ao ser migrada para ferramentas digitais. Conhecendo o ERP e dominando a técnica e a linguagem necessária, é possível dar conta de um fluxo muito maior de trabalho em bem menos tempo. Além de ganhos para as empresas, os funcionários deixaram de ficar tão sobrecarregados com processos morosos.

Quer saber como ganhar agilidade na gestão de documentos fiscais? Então entre em contato com a Auditto!

Post by Saulo Novaes

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